Erfolgreiche Implementierung einer Projektmanagement-Software mit SAP- und Outlook/Exchange-Anbindung

Großes Interesse am Vortrag des österreichischen IT-Spezialisten makeit, Partner von Can Do, beim PMI Chapter Austria Forum Event in Wien

München/Wien. Die makeit information systems GmbH hat am 17. Juni 2010 im Zuge des PMI Forum Events an der Technischen Universität Wien einen Vortrag über die erfolgreiche Implementierung eines Projekt- und Portfoliomanagement-Tools mit SAP- und Outlook/Exchange-Kopplung bei Wiener Wohnen gehalten. Bereits seit dem Jahr 2002 ist makeit Integrations- und Vertriebspartner der Can Do GmbH aus München. Bei dem Vortrag im Festsaal der TU-Wien, an dem rund 90 Personen teilgenommen haben, wurde vor allem auf die Integration der Projektmanagement-Software Can Do Project Intelligence in die Systemlandschaft von Wiener Wohnen, speziell auf die Kopplung mit Outlook/Exchange eingegangen. Gehalten wurde der Vortrag von Alexander Thür, Senior Consultant bei makeit, und Rudolf Randus, einem der beiden Geschäftsführer von makeit. Das Unternehmen Wiener Wohnen betreut rund 2.050 Wohnhausanlagen mit über 210.000 Wohnungen und steuert mit der Software von Can Do Bausanierungsprojekte, um die Werterhaltung der Wohnobjekte zu gewährleisten. Für die optimale Unterstützung der Bausanierungsmanager (entspricht dem Projektleiter für das jeweilige Bausanierungsprojekt) und aus Akzeptanzgründen wurden zwei wesentliche Schnittstellen zu Can Do Project Intelligence realisiert.

 

Alexander Thür (Senior Consultant, zSPM) und Rudolf Randus (Geschäftsführer, PMP) der makeitNach Anlage eines Bausanierungsprojekts im SAP-System werden die definierten Termine und Meilensteine, die zu Beginn bekannt sind, über UC4 (Service automatisierter Filetransport) an das Planungs-Tool übermittelt. UC4 wird eingesetzt, weil einer direkten Online-Kopplung mit dem SAP-System nicht zugestimmt wurde. Nach Übertragung der SAP-Daten an Can Do Project Intelligence wird dort – abhängig von der Sanierungsart – automatisch eine definierte Projektvorlage (Template) erstellt und gemäß den Daten ausgerichtet. In dem Template sind auch bereits auf jeweiligem Objektlevel (Projekt/Phase/Arbeitspaket/Meilensteine) Ziele, virtuelle Ressourcen, Dokumente und Tätigkeiten hinterlegt. Das Template umfasst 8 mögliche Gewerkebereiche (z.B. Dach, Fester, Fassade, Keller, etc.) und die Projektleiter löschen jene Teile, die in der Sanierung nicht berücksichtigt werden. Im Zuge der offiziellen Beauftragung werden die virtuellen Ressourcen durch reale ersetzt und der Projektstatus von Planung auf in Arbeit geändert. Von den involvierten Mitarbeitern werden nun die aufgewendeten Stunden auf Phasen- und Arbeitspaketebene gebucht.

 

Um den gewohnten Arbeitsablauf der in Bausanierungsprojekten aktiven Mitarbeiter bei Wiener Wohnen zu unterstützen, hat sich die Geschäftsführung entschlossen, das Planungs-Programm von Can Do mit Outlook/Exchange zu koppeln, um die beispielsweise im Zuge von Projektfortschrittsmeetings oder Projektbesprechungen anfallenden Stunden direkt über die Terminanfrage in Outlook auf Projekt-, Phasen- oder Arbeitspaketebene verbuchen zu können. Durch einen entsprechenden Synchronisationsmechanismus zwischen Outlook/Exchange und Can Do Project Intelligence werden die Daten alle 2 Minuten synchronisiert (das Intervall ist parametrierbar). Über ein „Can Do-Outlook-Formular“ werden dem Outlook User jene Projekte sowie die darunter liegenden Phasen bzw. Arbeitspakete zur Auswahl angeboten, in denen er Leistungen verbuchen soll. Bei Auswahl einer Phase bzw. eines Arbeitspaketes können weitere frei definierbare Zusatzfelder (Verantwortlichkeiten, Termine, etc.) aus dem Can Do-System im Outlook Formular angezeigt werden. Darüber hinaus kann über das „Can Do-Outlook-Formular“ der Projektfortschritt – beispielsweise im Zuge eines Fortschrittsmeeting – auf jeweiligem Objektlevel eingetragen und mit Can Do synchronisiert werden.

 

PMI Forum Event im Festsaal der TU-Wien am 17. Juni 2010Die Kommunikation zwischen dem Can Do-Server und dem Exchange Server von Wiener Wohnen wurde über J-Integra und auf Basis der Angaben in den definierten Profilen gelöst. Alternativ zur Eingabe via Outlook/Exchange können die Mitarbeiter Zeitrückmeldungen entweder direkt im grafischen Can Do-Client oder über ein sogenanntes Webfeedbacktool, welches über eine Standard Browser Oberfläche die Verbuchung aufgewendeter Zeiten unterstützt, durchführen.

 

Sowohl für das laufende Projektreporting als auch Spezialauswertungen für strategische Entscheidungen im Zusammenhang mit Bausanierungsprojekten, wie beispielsweise Entscheidungen zum Gesamtportfolio werden über das integrierte Reporting-System, den Project Data Collector (PDC), gelöst. Damit kann jeder Mitarbeiter unter Berücksichtigung des festgelegten Rechtesystems als Standard festgelegte Berichte auslösen bzw. User spezifische Reports (z.B. in Excel oder csv) in Echtzeit erzeugen und dann entsprechend weiter verarbeiten. Über ein eigens lizenziertes Modul, den PDC-Ressource Kit, können Reports bzw. Spezialauswertungen über alle Bausanierungsprojekte hinweg ausgelöst werden, wobei diese Funktion aus firmenpolitischen Überlegungen heraus nur den Mitarbeitern im PMO zur Verfügung steht.

Der im Zuge der Präsentation genutzte Foliensatz finden Sie hier.

 

 

Über makeit:
Seit 2001 ist makeit einer der führenden Anbieter in den Bereichen IT Services und Unternehmensberatung. Als unabhängiges Unternehmen im Privatbesitz bietet makeit Konzepte und Produkte zur Steigerung der Wertschöpfung für Unternehmen des Mittelstandes und des Enterprise Bereichs. Eine Kernkompetenz liegt im Bereich Projekt-, Multiprojekt-, Programm- und Portfolio Management nach den gängigen Standards PMI, IPMA und PRINCE2 sowie dem in letzter Zeit stärker nachgefragten agilen Projektmanagement Framework Scrum. Als Vertriebs- und Integrationspartner der Can Do GmbH unterstützen wir Kunden bei der Implementierung von Can Do Project Intelligence zur erfolgreichen Projektsteuerung.

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