Überstunden fließen in die Kapazitätsplanung ein
Das dynamische Abgleichverfahren Watermodel II berücksichtigt alle gemeldeten Stunden. Sollte also der Projektmitarbeiter Überstunden geleistet und gemeldet haben, wirkt sich das auf die Kapazitätsberechnungen aus: So können durch geleistete Mehrarbeit bspw. bisher angezeigte Ressourcenüberlastung eliminiert und so das Projektrisiko gemindert werden. Im umgekehrten Fall, wenn also weniger Stunden als geplant auf ein Paket gemeldet werden, werden die „fehlenden“ Stunden auf die restliche Projektzeit verteilt. So kann der Fall eintreten, dass eine Überlastung für den betroffenen Mitarbeiter entsteht, die in Form eines Ressourcenrisikos in der Software angezeigt wird.

Wochenend-Pakete zur Abbildung einer 6- oder 7-Tage-Woche
International agierende Unternehmen müssen in ihren Projektplänen für ihre ausländischen Tochterunternehmen bzw. ihre Zulieferer eine 6- oder 7-Tage-Woche berücksichtigen bzw. müssen Arbeit auch für Feiertage planen. Dazu können in der neuen Version der Projektmanagement-Software nun „Wochenend- und Feiertags-Pakete“ erstellt werden. Auf diese Pakete können wie gewohnt Ressourcen zugewiesen werden, auch die Zeiterfassung und die Rückmeldung auf das Wochenend-Paket erfolgen wie bei einem gewöhnlichen Arbeitspaket.

Wochenend- und Lastpakete können per Mausklick angelegt werden. Bestehende Pakete können ebenfalls mit einem Klick in Wochenend- oder Lastpakete umgewandelt werden.

Projekt- und Portfoliomanagement mit Can Do
Can Do hat die neueste Version seiner Projektmanagement-Software um innovative Funktionen im Bereich Portfoliomanagement erweitert. In Can Do Project Intelligence 4.0 können in gewohnter Übersichtlichkeit und Einfachheit Projektportfolien per Mausklick erstellt, verwaltet und verschiedene Szenarien simuliert werden. Ein übersichtliches Dashboard, das alle Kerninformationen in Echtzeit präsentiert, sowie Bubble-Charts erleichtern das Monitoring der Projektportfolien. Dabei werden alle wesentlichen Informationen in Can Do Project Intelligence 4.0 stets live zur Verfügung gestellt.

Can Do wird auf dem PMO Symposium 2010, dem so genannten „Gipfeltreffen der Projektwirtschaft“, mit einem eigenen Stand vertreten sein und für alle Fragen rund um seine Projektmanagement-Software zur Verfügung stehen. Die neue Version der Software Can Do Project Intelligence wurde jüngst um innovative Projektportfoliomanagement-Funktionalitäten erweitert. Gleichzeitig hat Can Do die Anwendung verbessert und noch komfortabler gestaltet. Beispielsweise wurde das Arbeiten mit Projektvorlagen vereinfacht und ausgebaut, neue Funktionen integriert und Dashboards zum übersichtlichen Monitoring von Projekten und Portfolien ergänzt. Can Do Project Intelligence 4.0 befindet sich derzeit bei ausgewählten Kunden im intensiven Testbetrieb und wird im Laufe des dritten Quartals 2010 veröffentlicht.

Der Wettbewerb startet am 10. September 2010 und verspricht den drei Siegern des Finales attraktive Preise. Außerdem erhalten die besten 25 Teilnehmer ein Zertifikat mit der Platzierung in dem Wettbewerb. Er kann als Nachweis für die fachliche Qualifikation in diesem Thema hilfreich für die weitere berufliche Karriere sein. Eine Registrierung kann bereits sofort unter www.projektmanagement-champion.com vorgenommen werden. Alle registrierten Teilnehmer erhalten kurz vor dem Start automatisch ihre persönlichen Zugangsinformationen für die erste Spielrunde.

"Es sind mehr Initiativen für eine Stärkung der Projektqualität erforderlich, weil in Technik-, Bau- oder anderen Projekten tagtäglich erstens sehr viel Geld versandet und zweitens oftmals Ziele nicht präzise genug oder nur verzögert erreicht werden", begründet Thomas Schlereth, Geschäftsführer der auf Software für das Projektmanagement spezialisierten Can Do GmbH, sein Engagement. Diese Problematik sei zwar nicht unbekannt, es fehle aber häufig noch an einer konsequenten Beseitigung der Ursachen. "Man hat es heutzutage fast überall mit sehr komplexen Vorhaben zu tun, die neben einer Menge Wissen auch eine systematische und transparente Steuerung verlangen, weil ansonsten Fehlinvestitionen riskiert werden." Schlereth verweist in diesem Zusammenhang auf die Ergebnisse von Studien, in denen immer wieder neu eine relativ hohe Misserfolgsquote in den Projekten ermittelt wird. "Insofern ist es sinnvoll, dass durch Maßnahmen wie diese Championship zusätzliche Impulse für Qualitätsentwicklung geschaffen werden."

Die Teilnehmer der Deutschen Projektmanagement-Meisterschaft 2010 müssen sich in vier Spielrunden bewähren, um ins Finale der besten Fünf vordringen zu können. Jeweils sind 12 Fachfragen in einer vorgegebenen Zeit zu beantworten. Diese Spielrunden werden online durchgeführt, dabei qualifiziert sich jeweils eine bestimmte Teilnehmerzahl für die nächste Runde. Anhand von Identifizierungsverfahren wird eine mehrfache Teilnahme von Personen vermieden. Ähnliche Championships wurden nach einem Konzept der Denkfabrik bereits zu den Themen IT Service Management, ECM/Dokumentenmanagement, Business Intelligence, CRM und Application Management gestartet bzw. sind für weitere Themen in Vorbereitung.

Im Gespräch mit Can Do erklärt der Projektmanagement-Experte und Buchautor Dr. Roland Ottmann, welche Eigenschaften ein guter Projektmanager mitbringen sollte. Außerdem spricht er über die Notwendigkeit, Projektarbeit weiterzuentwickeln.

Zukunft der Projektarbeit
Angesichts einer neuen Generation von Projektmanagern und neuer Technologien, die zur Verfügung stehen werden, rechnet der Gründer der Ottmann & Partner GmbH Management Consulting mit einer Veränderung der Projektarbeit. Eine Projektfirma werde es seiner Ansicht nach aber nicht geben. „Dennoch müssen wir die Projektarbeit weiterentwickeln, um im ‚globalen Dschungel‘ bestehen zu können. Die Kunst besteht darin, die richtigen Projekte auf Kurs zu bringen und bei wechselnden Rahmenbedingungen auf Kurs zu halten“, so der Autor zahlreicher Bücher zum Thema Projektmanagement.

Dr. Roland Ottmann © Schaufuß Film Produktion, Aarti Sörensen

Im Interview mit Can Do schildet Dr. Roland Ottmann auch die Gefahren eines zu großen Engagements für das Projektmanagement und verrät, welches Projektmanagement-Prinzip bei ihm am stärksten wirkt. Außerdem erzählt der Buchautor dem Lösungsanbieter Can Do, welche Bücher er gerade liest.

Projekt- und Portfoliomanagement mit Can Do
Can Do hat die neueste Version seiner Projektmanagement-Software um innovative Funktionen im Bereich Portfoliomanagement erweitert. In Can Do Project Intelligence 4.0 können in gewohnter Übersichtlichkeit und Einfachheit Projektportfolien per Mausklick erstellt, verwaltet und verschiedene Szenarien simuliert werden. Ein übersichtliches Dashboard, das alle Kerninformationen in Echtzeit präsentiert, sowie Bubble-Charts erleichtern das Monitoring der Projektportfolien. Can Do gibt damit Portfoliomanagern ein Instrument an die Hand, mit dem sie die richtigen Projekte – also die Projekte, die im Einklang mit der Unternehmensstrategie stehen sowie aus finanzieller und kapazitativer Sicht realisierbar sind – auswählen und steuern können. Dabei werden alle wesentlichen Informationen stets live zur Verfügung gestellt.

Das vollständige Interview mit Dr. Roland Ottmann finden Sie hier.

Über Dr. Roland Ottmann
Roland Ottmann ist Gründer der Ottmann & Partner GmbH Management Consulting (www.ottmann.de) und gilt als ausgewiesener Experte für Projektmanagement. Er studierte Maschinenbau sowie Betriebswirtschaftslehre (MBA) und promovierte zum Dr. Phil. an der Ecole Supérieure de Commerce – Lille et Paris. Seit 1985 hat er praktische Erfahrung im Projektmanagement als Projekt- und Programmleiter, Berater, Trainer (u.a. für das 4 Level Qualifizierungskonzept der IPMA International Project Management Association) und Coach für Projekt- und Programmmanager. 1996 initiierte er den Deutschen Projektmanagement Award und 1998 den International Project Management Award.
 

Dr. Roland Ottmann © Schaufuß Film Produktion, Aarti Sörensen

Can Do: Gleichzeitig sprechen Sie auch die Gefahren Ihres Traumberufs offen an. Ein zu großer Einsatz für seine Projekte kann zu ernsten Gesundheitsschäden führen, ebenso kann das Privatleben unter zu großem Engagement leiden. Wie kann ein Projektmanager hier die Grenzen finden zwischen „gesundem“ und „ungesundem“ Engagement und welche Mechanismen muss er etablieren, um die selbst gesetzten Grenzen einzuhalten?
Dr. Roland Ottmann: Projekte sind u.a. durch Teamarbeit gekennzeichnet und durch eine projektspezifische Arbeitsorganisation, da liegt für mich der Schlüssel zum Erfolg. Ich muss meine Arbeit einer kritischen Reflexion durch meine Teammitglieder, meinen Lenkungsausschuss, aber auch durch meine Familie unterziehen. Konkret: Ich muss mir regelmäßig Feedback einholen. Ich stelle die Fragen „was könnte besser gemacht werden?“ und „was kann weiterhin so durchgeführt werden“? Das sind Fragen, die Raum zum Wachsen geben, helfen zu konsolidieren und mich davor bewahren, Grenzen zu überschreiten.

Can Do: Der nackte ProjektManager muss – bildlich gesprochen – eine Vielzahl von Klippen umschiffen und sich mehrmals auf stürmischer See beweisen. In ihrem Buch stellen Sie viele Methoden vor, die helfen, den Projektalltag zu meistern. Welchen dieser Methoden messen Sie die größte Bedeutung zu?
Dr. Roland Ottmann: Da ich ein Prioritätenmanager bin, sind für mich die Methoden am hilfreichsten, mit denen ich meine Prioritäten gut abschätzen kann. Am stärksten wirkt für mich das „Eisenhower-Prinzip“. Es hilft mir, die wichtigen und dringlichen Dinge zu erkennen, damit kann ich mein Arbeitsumfeld gestalten und meine Projekte vorwärts bringen.

Can Do: Wie kann beispielsweise ein modernes Planungs-Tool den Projektmanager unterstützen? Welche Eigenschaften muss eine Projektmanagement-Software Ihrer Meinung nach aufweisen, um dem Projektleiter optimal zu unterstützen?
Dr. Roland Ottmann: Das was im Kleinen von Bedeutung ist, ist es auch im Großen. Für mich liegt der Erfolgsfaktor beim Einsatz von Software genau in diesem Bereich: Unterstützung beim Prioritätenmanagement. Und das muss die Software leisten: Aufzeigen der Engpässe und Schaffung einer Kommunikationsbasis, für den Dialog mit meinen Projektbeteiligten.
Es ist nicht die Frage, wie man etwas macht, es ist die Frage, warum man etwas macht. Meine Teammitglieder, aber auch mein Auftraggeber müssen sehen können, wo der Hase im Pfeffer liegt, dann haben wir die Möglichkeit, gemeinsam einen guten Job zu machen. Dabei muss mich die Projektmanagement-Software unterstützen.

Can Do: Obwohl laut verschiedenen Studien bis zu 70% der Projekte scheitern, gibt es keine Alternative zur Projektarbeit. Wie sehr wird Ihrer Meinung nach projektorientiertes Arbeiten weiterhin den Arbeitsalltag verändern? Befinden wir uns angesichts immer schneller wechselnder Rahmenbedingungen, auf die die Unternehmen reagieren müssen, auf dem Weg zur Projektfirma?
Dr. Roland Ottmann: Das kann ich schwer beantworten. Mir fehlt das Wissen darüber wie viele Projekte begonnen wurden, mir fehlt aber auch das Wissen, wie viele Projekte erfolgreich beendet wurden. Ergo, ich habe keine Ahnung, wie man zu der Aussage kommt, dass bis zu 70% der Projekte scheitern.
Sicherlich wird projektorientiertes Arbeiten den Arbeitsalltag verändern. Aber auch eine neue Generation Projektmanager wird das tun! Menschen die mit dem Musiksender MTV aufgewachsen sind, arbeiten anders, als die, die sich die Westernserie Bonanza angesehen haben. Neue Technologien ändern unseren Arbeitsalltag und eine weiter schrumpfende Welt zwingt uns zu neuen Kommunikationsformen. Wir leben nicht in einem gemütlichen „globalen Dorf“, sondern in einem abenteuerlichen „globalen Dschungel“ mit darin eingebetteten Dörfern. Eine Projektfirma wird es wohl nicht geben, im Dorf kann und darf weiterhin mit „Routinen“ gearbeitet werden. Dennoch müssen wir die Projektarbeit weiterentwickeln, um im „Dschungel“ bestehen zu können. Die Kunst besteht darin, die richtigen Projekte auf Kurs zu bringen und bei wechselnden Rahmenbedingungen auf Kurs zu halten. Das ist aber nichts wirklich Neues, das war immer so und das wird sich auch nicht ändern.

Can Do: In Ihrem Buch ermutigen Sie den Leser immer wieder, auf seine Menschlichkeit und seinen gesunden Menschenverstand zu vertrauen. Welche Eigenschaften zeichnen einen Projektmanager aus? Und wie kann er sich diese Eigenschaften aneignen?
Dr. Roland Ottmann: Ich denke ein Projektmanager braucht eine schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit „von oben“ auf eine Sache drauf zu sehen, den richtigen Zugang zur Aufgabe und Einfühlungsvermögen für die Belange seiner Mitstreiter. Er darf Fehler machen, muss aber unbedingt daraus Lehren ziehen. Er besitzt Lernfähigkeit. Das ist meines Erachtens seine herausragende Eigenschaft. Wie soll er sich das aneignen? Indem er sich seine kindliche Neugierde bewahrt und die Fragen stellt, die wir alle aus der „Sesamstraße“ kennen – Wer, wie, was? Wieso, weshalb, warum?

Can Do: Ihr Buch Der nackte ProjektManager überzeugt einerseits durch den hohen Informationsgehalt, gleichzeitig durch die sehr unterhaltsame Art und Weise der Präsentation. Beispielsweise haben Sie Comics in das Buch integriert aber auch Kapiteln ein Zitat eines Gelehrten oder eines Philosophen zur pointierten Zusammenfassung hinzugefügt. Welche Bücher findet man bei Ihnen im Regal – eher das philosophische Werk oder gar einen Comic? Welches Buch lesen Sie derzeit?
Dr. Roland Ottmann: Gleich vorne weg, Comics sind dabei. Bei mir finden Sie natürlich auch einen ganz dicken Stapel mit Büchern über Management. Ja, auch viele Bücher über Philosophie.
Ich lese immer mehrere Bücher gleichzeitig und i.d.R. in verschiedenen Sprachen. Derzeit lese ich von Dieter Moor „Was wir nicht haben, brauchen Sie nicht“, von Roger von Oech „Expect the unexpected or you won’t find it“ und von Thorsten Havener „Denken Sie nicht an einen blauen Elefanten“.

Herr Dr. Ottmann, vielen Dank für das sehr interessante Gespräch

Can Do wird bei der Konferenz „Tooltime 2010 – Battle of Tools“ gemeinsam mit seinem österreichischen Partner makeit mit einem Stand präsent sein und alle Fragen rund um sein Tool beantworten. In der Version 4.0 hat Can Do seine Software nicht nur um innovative Projektportfoliomanagement-Funktionalitäten erweitert. Es wurde auch die Arbeit mit Projektvorlagen vereinfacht und ausgebaut, neue Funktionen wie „Supercopy“ integriert und Dashboards zum übersichtlichen Monitoring von Projekten und Portfolien ergänzt. Can Do Project Intelligence 4.0 befindet sich derzeit bei ausgewählten Kunden im intensiven Testbetrieb und wird im Laufe des 3. Quartals 2010 veröffentlicht.

Die Konferenz „Tooltime 2010 – Battle of Tools“ findet am 16. September 2010 in Wien statt. Weitere Informationen zu dem Event gibt es im Internet auf der Website des PMI Chapter Wien: http://www.pmi-austria.org

Das Dashboard zeigt Live-Informationen zum ausgewählten Projektportfolio, Projekt oder Arbeitspaket bzw. Meilenstein an. Natürlich können auch mehrere Projekte oder Objekte gleichzeitig angesteuert werden, Can Do Project Intelligence 4.0 fasst dann die Daten entsprechend zusammen.

Im ersten Fenster des Dashboards stellt die Software zentrale Informationen über das ausgewählte Projekt vor: Durch das „Projekt-Monitoring“ werden die Aktivitäten der Benutzer im Projektplan live dargestellt. Wenn gerade Objekte neu terminiert, Rückmeldungen erfasst oder neue Objekte erstellt werden, führen diese Aktivitäten zu einem entsprechenden Ausschlag. Darüber hinaus zeigt das Fenster das absolute sowie das durchschnittliche Risiko für das Scheitern eines Projekts an.

Das zweite Fenster des Dashboards enthält alle Kerninformationen zu einem oder mehreren ausgewählten Portfolien, Projekten oder Objekten: In der Darstellung des Aufwands berücksichtigt die Planungssoftware auch unpräzise Angaben und bildet entsprechend den maximalen und minimalen Aufwand ab. Dazu werden die bisher gemeldeten Stunden in Relation gesetzt. Ebenfalls in der Darstellung enthalten sind der Projektfortschritt und die Performance eines Projekts. Bei der Projektperformance werden die geplante Arbeit und die bisher gemeldeten Stunden verglichen. Bei einem Wert von genau 100% wird exakt nach Plan gearbeitet, ein Wert kleiner als 100% steht für eine Unterperformance im Projekt. Bei einer Überperformance (Wert über 100%) wird die Arbeit schneller erledigt als geplant.

Can Do wird in Kürze weitere Informationen über die neuen Features der Version 4.0 veröffentlichen. Die neue Version befindet sich derzeit bei ausgewählten Kunden im intensiven Testbetrieb und wird im Laufe des dritten Quartals 2010 veröffentlicht.

In der neuen Version der Projekt- und Portfoliomanagement-Software können Projektvorlagen auch aus Projektphasen und -Teilen erstellt werden. Zugleich erleichtert die Vor- und Rückwärtsterminierung die Planung von Projekten.

„Super Copy“ für regelmäßig anfallende Arbeiten und Entscheidungen
Neu bei Can Do Project Intelligence 4.0 ist die Funktion „Super Copy“. Mit diesem Befehl lassen sich Arbeitspakete und Meilensteine, die regelmäßig in einem Projekt erscheinen sollen, per Mausklick integrieren. Dabei können der Zeitraum, die Periode (z.B. wöchentlich, monatlich, quartalsweise usf.) oder die Anzahl, wie oft das Paket angelegt bzw. kopiert werden soll, frei gewählt werden.

Neben den hier aufgeführten Funktionen hält Can Do Project Intelligence 4.0 noch weitere neue Features bereit, sowohl im Bereich des Projektmanagements als auch im Bereich des Projekt-Portfoliomanagements. Can Do wird in Kürze weitere Informationen über die neuen Features der Version 4.0 veröffentlichen. Can Do Project Intelligence 4.0 wird im Laufe des dritten Quartals 2010 veröffentlicht.

Can Do lebt Projektmanagement und macht sich stark für eine professionelle Projektarbeit in Unternehmen. Neben dem Chapter-Meeting des Project Management Institute Munich am 30. August 2010 ist Can Do in den nächsten Wochen noch auch auf weiteren Veranstaltungen vertreten, beispielsweise im September 2010 auf dem „PM Solution Day“ in Frankfurt und dem PMO-Symposium in Hamburg.

Weitere Informationen zum Chapter-Meeting am 30. August 2010 des PMI Munich Chapter e.V. finden Sie hier.

Für das Chapter Meeting können Sie sich hier anmelden.

Die Teilnehmer der Deutschen Projektmanagement-Meisterschaft 2010 müssen sich in vier Spielrunden bewähren, um ins Finale der besten fünf Teilnehmer vordringen zu können. Diese Spielrunden werden online durchgeführt, dabei qualifiziert sich jeweils eine bestimmte Teilnehmerzahl für die nächste Runde. Anhand von Identifizierungsverfahren wird eine mehrfache Teilnahme von Personen vermieden. Ähnliche Championships wurden nach einem Konzept der Denkfabrik bereits zu den Themen IT Service Management, ECM/Dokumentenmanagement, Business Intelligence und Application Management gestartet bzw. sind für weitere Themen in Vorbereitung.

"Die methodische und organisatorische Qualität von Projekten ist bekanntlich eine sehr kritische Angelegenheit, weil sie maßgeblich über den Erfolg von Investitionen und strategischen Zielen entscheidet", urteilt Thomas Schlereth, Geschäftsführer der auf Software für das Projektmanagement spezialisierten Can Do GmbH. Er verweist dabei auf die regelmäßig bestätigten Ergebnisse von Untersuchungen, in denen immer wieder neu eine hohe Misserfolgsrate bei Projekten festgestellt wird. "Deshalb ist es wichtig, kontinuierlich neue Impulse zur Steigerung der Qualität zu setzen." Dazu gehören für ihn nicht nur moderne Tools, sondern auch fachliche Anreize für die Projektmitarbeiter in ihren verschiedenen Rollen. "Die Deutsche Meisterschaft für das Projektmanagement bietet Teilnehmern erstmals die Möglichkeit, mit ihrem persönlichen Wissen in einen spielerischen Wettbewerb zu treten", begründet Schlereth, warum Can Do den Championship unterstützt. Zudem erlange das Thema auf diesem Weg eine höhere Wertigkeit in der Öffentlichkeit, was ebenfalls einen positiven Einfluss auf die Qualitätsentwicklung habe.

Die inhaltliche Verantwortung der Deutschen Projektmanagement-Meisterschaft 2010 liegt in den Händen von Prof. Dr. Ayelt Komus. Er lehrt an der Fachhochschule Koblenz im Fachbereich Betriebswirtschaft und beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit den Themen Projektmanagement und Business Process Management. Die unternehmensspezifische Gestaltung von Projektmanagement-Methodiken mit Trainings und Werkzeugen zählt genauso zu seinem Erfahrungsschatz wie die Verantwortung und Planung diverser ITbezogener und ITneutraler Großprojekte. Prof. Komus gehörte zu den ersten, die Social Media-Ansätze zu einem festen Bestandteil eines modernen Projektmanagements machten.

Die Computerwoche unterstützt die Suche nach dem Projektmanagement-Champion