Budgetmanagement

Budgetmanagement mit Can Do project intelligence

Für Unternehmen und Organisationen ist die optimale Planung von Ressourcen (Arbeitsbudgets) und finanziellen Mitteln (Finanzbudgets) von zentraler Bedeutung. Projektbudgets sind ein elementarer Bestandteil der Projektzieldefinition. Budgets sind gleichwertig mit inhaltlichen Zielen und terminlichen Vorgaben zu sehen. In einem Budgetplan ist festgelegt, wie viele Ressourcen und finanzielle Mittel für die Durchführung eines Projekts eingesetzt werden können bzw. dürfen. Das Budget "steuert" damit den Einsatz der Ressourcen wie Abteilungen, Mitarbeiter, Maschinen oder Kapital. Das Budget ist meist für eine bestimmte Zeitperiode verbindlich.

Für Projekte, Abteilungen und sonstige Kostenarten können Budgets definiert werden. Werden vorgegebene Budgets überschritten, warnt Can Do Project Intelligence durch entsprechende Risikolampen. Dadurch ist es möglich, zugeteilte Kontingente an Arbeitsaufwand und finanzielle Mittel zu kontrollieren und vorzeitig vor einer Überschreitung zu warnen. Der Projektleiter hat so die Möglichkeit, sein Projekt kontinuierlich zu überwachen und entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Budgets dienen ausschließlich zur Überwachung des Projekts. Sie verursachen keine Änderungen von Kapazitäten oder Finanzverläufen. Eine budgetierte Abteilung wird also nicht dem Projekt zugewiesen und dadurch ausgelastet.

Leistungsmerkmale des Budgetmanagements:

• Ressourcenbudget (Arbeitsbudget)
• Finanzbudget
• Projektbudgets
• Budgets für Abteilungen
• Budgetierung über Positionsnummern
• Budgets für Kostenarten
• Plan-Budgetierung vs. Ist-Budgetierung
• Zeitliche Abgrenzung von Budgets
• Überbuchungstoleranz
• Rückmeldungen im Budgetmanagement
• Berücksichtigung inakkurater Werte
• Einfache Handhabung
• Übersichtlichkeit
• Alles live – Arbeiten in Echtzeit

 

Ressourcenbudget (Arbeitsbudget)
Beim Ressourcenbudget werden dem Projekt verschiedene Ressourcen, also Mitarbeiter oder Abteilungen, zugewiesen. Per „Drag & Drop“ lassen sich dabei entweder einzelne Mitarbeiter oder ganze Organisationseinheiten in den Budgetplan einfügen. Ihnen wird dann ein bestimmter Arbeitsaufwand (Arbeitsstunden, Personentage) zugeteilt, der für den entsprechenden Projektabschnitt zur Verfügung steht.

  
 

Finanzbudget
Beim Finanzbudget werden dem Projekt finanzielle Mittel zugeteilt. Diese werden dann entsprechend in der Projektplanung und -Umsetzung abgerufen. Can Do project intelligence unterscheidet hier zwischen Fixkosten, die für jedes Projektobjekt neu definiert werden können, und variable Kosten, die auf dem Stundensatz der zugeordneten Ressourcen (Mitarbeiter und Abteilungen) basieren.
 
Projektbudgets
Projektbudgets umfassen in der Regel entweder Geld (Finanzbudget) und/oder Arbeitsaufwand (Ressourcenbudget). Bei der Software von Can Do ist es möglich, sowohl ein Ressourcenbudget (Arbeitsbudget) als auch ein Finanzbudget anzulegen und zu verwalten. Es ist natürlich auch möglich, beide Budgets miteinander zu kombinieren.
Budgets können bei Can Do project intelligence einem Projekt zugewiesen werden.
 
Budgets für Abteilungen
In einem Projekt kann für eine Abteilung ein Budget entweder in Form eines Arbeitsbudgets (Aufwand) oder eines Finanzbudgets (Kosten) definiert werden. Wird nun das Projekt detailliert geplant und Ressourcen (Mitarbeiter und Abteilungen) einzelnen Objekten zugewiesen, überwacht Can Do project intelligence die Menge der verplanten Arbeit bzw. der Kosten. Bei einer Zuweisung der Mitarbeiter aus den oben genannten Abteilungen oder bei einer Zuweisung der Abteilung selbst zieht die Software den Aufwand bzw. die Kosten von dem jeweiligen Budget ab.

Sollte durch die Planung das vorgegebene Budget überschritten werden, meldet die Software auf Projektebene (Risikolampe) und im Budgetplan (rot gefärbte Zeile & negativer Restwert) ein Risiko. 
 
Budgetierung über Positionsnummern
Bei Can Do project intelligence kann die Budgetierung auch – ähnlich wie bei SAP PS – über einzelne Positionsnummern erfolgen. Zunächst werden die einzelnen Positionsnummern samt Budgetierung im Budgetplan angelegt. Bei der Projektplanung werden dann den einzelnen Projektobjekten die jeweiligen Positionsnummern zugewiesen. Optional können die hinterlegten Positionen dann von der Phasen- auf die Arbeitspaket-Ebene vererbt werden.
Auch hier können sowohl der Arbeitsaufwand als auch die finanziellen Mittel budgetiert werden. Beide Budgetformen lassen sich bei dem Tool von Can Do kombinieren.
 

Budgets für Kostenarten
Can Do project intelligence ermöglicht die Budgetierung verschiedener Kostenarten wie beispielsweise Reisekosten. Diese sind zeitlich einteilbar und können über eine Budgetsperre begrenzt werden. Es ist hier möglich, über Schnittstellen externe Ist-Daten zu integrieren und über die Software von Can Do zu steuern und zu überwachen.

Plan-Budgetierung vs. Ist-Budgetierung
Die Projektmanagement-Software unterscheidet zwischen geplanten Budgets (Plan-Budget) und in Anspruch genommenen Budgets (Ist-Budget). Dies ist insbesondere bei der Detailplanung bzw. bei einer Planungsanpassungen wichtig, da der Projektleiter stets eine Übersicht hat, wie viel der budgetierten Gelder und Ressourcen ihm zur weiteren Planung zur Verfügung stehen, bzw. wie viel der zugewiesenen Kapazitäten bereits abgerufen wurden.

Zeitliche Abgrenzung von Budgets
Es ist durchaus üblich, dass pro Geschäftsjahr Budgets für ein Projekt aufgeteilt werden. Teilweise können dann nicht verbrauchte Mengen an Arbeit oder Geld in das nächste Jahr (Quartal, Monat, usf.) übernommen werden. 

Das Budgetmanagement in Can Do project intelligence ist in der Lage, Budgets für frei definierbare Zeiträume festzulegen, optional können diese dann in die nachfolgende Periode übernommen werden.

Überbuchungstoleranz
Projekte verlaufen selten genau so, wie sie geplant wurden. Abweichungen sind eher die Regel als die Ausnahme. Daher haben die Entwickler von Can Do eine Überbuchungstoleranz in das Budgetmanagement integriert, die optional aktiviert werden kann.

Rückmeldungen im Budgetmanagement
Die Projektmanagement-Software von Can Do berücksichtigt beim Budgetmanagement die rückgemeldete Daten. Das Tool ist dabei natürlich in der Lage, die Rückmeldungen sowohl auf Personen- als auch auf Abteilungsebene zu berücksichtigen, je nachdem für wen das Budget vorgesehen ist.

Berücksichtigung inakkurater Werte
Das Budgetmanagement von Can Do unterstützt auf allen Ebenen die Verwendung von inakkuraten, also ungenauen, Werten.

Einfache Handhabung
Das Budgetmanagement ist als Teil des Eigenschaften-Fensters in die Projektmanagement-Software integriert. Nahezu alle Funktionen können per Mausklick durchgeführt werden, dabei werden auch gängige Bedienungsmethoden wie „Drag & Drop“ unterstützt. 

  
Übersichtlichkeit
Mit zwei praktischen Schiebereglern kann der Anwender den Detailgrad der Ansicht modifizieren. Die „View Control“ wird die Anzahl der eingeblendeten Felder des Budgetmanagements gesteuert, „Detail Control“ regelt Maßeinheit in der Ansicht (z.B. EUR, TEUR, Mio.EUR) Alle Übersichtsfelder können per Mausklick ein- oder ausgeblendet werden.

Alles live – Arbeiten in Echtzeit
Can Do bleibt auch beim Budgetmanagement seiner Philosophie treu, alle Daten in Echtzeit, also live, anzubieten. Alle Rückmeldungen und sonstige Veränderungen in der Projekt- und Budgetplanung werden umgehend in den Berechnungen berücksichtigt und auch grafisch im System dargestellt.