Prof. Dr. Komus wertet Projektmanagement-Championship aus

Prof. Dr. Ayelt Komus (FH-Koblenz)Prof. Dr. Ayelt Komus (www.komus.de) lehrt an der Fachhochschule Koblenz (www.fh-koblenz.de) im Fachbereich Betriebswirtschaft und beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit den Themen Projektmanagement sowie Business Process Management. Die unternehmensspezifische Gestaltung von Projektmanagement-Methodiken mit Trainings und Werkzeugen zählt genauso zu seinem Erfahrungsschatz wie die Verantwortung und Planung diverser IT-bezogener und IT-neutraler Großprojekte. Prof. Komus gehört zu den ersten, die Social Media-Ansätze zu einem festen Bestandteil eines modernen Projektmanagements machten.

Can Do: Sie haben bei der ersten Deutschen Meisterschaft für Projektmanagement die inhaltliche Betreuung übernommen. Wie sind Sie bei der Auswahl der passenden Fragen vorgegangen? Welche Themengebiete haben Sie berücksichtigt und gab es gewisse Bereiche, auf die Sie besonderen Wert legten?

Prof. Dr. Ayelt Komus: Die Herausforderung bestand darin, den vielen Facetten des Projektmanagements gerecht zu werden. Es gibt ja eine unglaubliche Vielzahl von Anwendungsfeldern des Projektmanagements, die teilweise auch die Methoden und vor allem die Terminologie mit beeinflussen; man denke nur an Bauprojekte versus IT-Großprojekte, große Reorganisationen versus kleine abteilungsinterne Projekte usw. Außerdem mussten Fragen und Antworten in ein Schema passen, dass auch online abfragbar war. Keine einfache Aufgabe, kommt es doch oft gerade im Projektmanagement auf die situationsadäquate Auswahl und Nutzung von Methoden und Instrumenten an.
Insgesamt denke ich aber, dass es gut gelungen ist, die große Bandbreite in Anwendungsfeldern und Ansätzen zu berücksichtigen. Zumindest war die Resonanz überaus positiv.

 

Can Do: Eine erste Erkenntnis ist, dass die Qualität der Antworten in der ersten Runde, an der rund 320 Mitspieler teilnehmen, deutlich schlechter war als in den darauffolgenden Runden. Wie erklären Sie dieses Phänomen?

Prof. Dr. Ayelt Komus: Ein naheliegender Erklärungsansatz ist natürlich der, dass es mit den Fragen und der darauf aufbauenden Auswahl zur zweiten Runde durchaus gelungen ist, die „Projektmanagement-Champs“ zumindest grob vorzuselektieren. Wobei dieser Wettbewerb nicht überbewertet werden sollte. In mindestens einem Fall weiß ich, dass jemand in der ersten Runde ausgeschieden ist, der sehr wohl über gutes Projektmanagement-Know-how und vor allem über gute Projektmanager-Fähigkeiten verfügt. Aber so ist es mit jedem Wettkampf, manchmal hat man einen schlechteren Tag, der abgesteckte „Kurs“ liegt einem nicht usw.
Also bitte nicht zu hoch aufhängen und den Spaß bei der Sache nicht vergessen. Wichtig ist doch auch die hoffentlich anregende und angenehme Auseinandersetzung mit diesem wichtigen Thema.

 

Can Do: Jetzt – nach Abschluss des Wettbewerbs – konnten Sie die Antworten der Teilnehmer analysieren und dabei deren Stärken und Schwächen ausmachen. Wenden wir uns zunächst der Betrachtung der Stärken zu: Welche Bereiche haben die teilnehmenden Projektmanager und Praktiker problemlos beherrscht?

Prof. Dr. Ayelt Komus: Themen wie Meilenstein, Gantt-Diagramm, magisches Dreieck des Projektmanagements scheinen inzwischen Projektmanagement-Klassiker zu sein, bei denen auch in der angesprochenen ersten Runde die Quote der richtigen Antworten bei deutlich über 90% lag.

 

Can Do: Und wo konnten Sie Schwächen ausmachen?

Prof. Dr. Ayelt Komus: Bei Themen wie Risikomanagement, Abgrenzung und Inhalte von Projektauftrag und Projekthandbuch lag die Quote der richtigen Antworten dann auch in den späteren Runden schon niedriger. Besonders auffallend war der Unterschied bei Themen, die m.E. unbedingt wichtig sind, um ein Projekt gut managen zu können, aber nicht vollständig projektmanagementspezifisch sind. Da kann man dann beim Kommunikationsquadrat von Schulz-von-Thun ggf. noch darüber diskutieren, inwieweit das zum Kernbereich des Projektmanagements gehört – auch wenn ich Kenntnisse in diesen Bereichen in der Praxis gerade für erfolgsentscheidend halte; spätestens aber beim Verständnis davon, was die Aufbauorganisation in Abgrenzung zur Ablauforganisation ist, oder beim Risikomanagement sind wir m.E. schon bei Kernthemen des Projektmanagements.
Übrigens korrespondiert das auch recht gut zu meinen Beobachtungen in der Praxis: Wenn Schwächen im Projektmanagement auftreten, liegen sie oft darin, dass man glaubt, mit einem wie auch immer gearteten Ablauf-Diagramm, zumeist einem Gant-Diagramm ggf. aufgepeppt mit ein paar Meilensteinen würde man Projektmanagement betreiben und der Komplexität der Aufgabe gerecht werden.


  
Can Do:
Darüber hinaus konnten Sie feststellen, dass Social Media-Elemente noch nicht den breiten Weg zum Projektmanagement gefunden haben. Die Fragen zu den Potenzialen von Wikis wurden selbst in der Finalrunde nur zu 80% richtig beantwortet, Fragestellungen zu Weblogs nur zu 63 % – woran liegt das?

Prof. Dr. Ayelt Komus: Hier kann man natürlich auch argumentieren, dies wären eher Randthemen des Projektmanagements, aber ich glaube diese Einschätzung geht inzwischen dramatisch zurück. Wurde ich im Jahr 2005 noch eher misstrauisch beäugt oder belächelt als ich zu überlegen begann, wie die Erfolge von Wikipedia und anderen Social Media-Angeboten in das Management auch der internen Prozesse und des Projektmanagements zu übertragen wären, ist das inzwischen breit akzeptiert. Wenn ich über die CeBIT gehe, so sehe ich dort neben dem Thema ‚Cloud‘ vor allem alle möglichen Spielarten von Social Media – allerdings dauert es nun einmal, bis diese Themen in der täglichen Praxis ankommen.
Aber wir kommen dahin und immer mehr Unternehmen erkennen, dass gerade die aktuellen Herausforderungen des Projektmanagements neue Wege erforderlich machen – und diese Wege müssen insbesondere organisatorische und soziale Antworten auf die neuen Herausforderungen in eben diesen Bereichen liefern.
 
 
Can Do:
Helfen Sie uns bitte weiter, worin liegen die Vorteile von Social Media-Anwendungen im Projektmanagement?

Prof. Dr. Ayelt Komus: Ausgehend von den eben angesprochenen Herausforderungen hilft uns Social Media, bspw. die persönliche Identifikation, die Integration und das Engagement in ansonsten oft zunehmend eher anonyme und abstrakte Projektstrukturen zu bringen. Anytime-anyplace mit einer Schnittstelle von oftmals nur wenigen Quadratzentimetern Bildschirm zu den Projektkollegen stellen uns eben vor allem vor soziale und erst in zweiter Linie vor technische Herausforderungen!
Aber auch bei traditionelleren Projekt-Settings helfen uns Wikis, Blogs, soziale Netzwerke, elektronische Prognose-Märkte, Listening Tools u.v.a. Kreativität und Wissen in der Organisation zu identifizieren und zu fördern. Aspekte davon werden derzeit unter Begrifflichkeiten wie Schwarmintelligenz u.ä. diskutiert. Gleichzeitig entsprechen diese Ansätze den Erfordernissen schneller und oft auch flexibler mit wechselnden Anforderungen umzugehen. Nicht zuletzt folgt dies auch den veränderten Rahmenbedingungen, die von außen auf die Unternehmen einwirken.
Digital Natives als Mitarbeiter oder der stärkere Wille, eingebunden zu werden – Schlagwort Stuttgart 21 –, sind hier nur zwei der Veränderungsbewegungen, die in die Unternehmen dringen.
  
  
Can Do:
Seit geraumer Zeit sind agile Planungsmethoden in Mode, sind diese bei den Projektmanagement-Experten angekommen?

Prof. Dr. Ayelt Komus:
Wenn ich nach der relativ geringen Quote richtiger Antworten gehe, nein. Allerdings gab es auch nur eine Frage, die sich explizit auf agiles Projektmanagement bezog, so dass dies keine ausreichend fundierte Basis für eine abschließende Einschätzung ist.
Tatsache ist aber, dass Themen wie agiles Projektmanagement und Scrum in der IT-Welt derzeit wirklich sehr schnell und sehr massiv an Bedeutung und Verbreitung gewinnen; vielfach auch in Unternehmen und Prozessen, von denen ich nicht erwartet hätte, dass dort überhaupt eine Bereitschaft bestünde, von den etablierten und erprobten Pfaden des Projektmanagements abzuweichen. Wahrscheinlich ist der Leidensdruck an vielen Stellen einfach zu groß. Interessant sind übrigens die Parallelen und Überschneidungen zu Social Media und den von uns identifizierten Wikimanagement-Erfolgsfaktoren.
Ich denke jedenfalls, auch dieses Thema ist gekommen, um zu bleiben und wird unseren Blick darauf, wie geplant und controllt wird, weiter verändern. Auch hier gilt für diejenigen, die sich mit Projektmanagement beschäftigen: Die intensive Auseinandersetzung damit ist Pflicht!

 

Can Do: Für die Projektmanagement-Meisterschaft hat sich mit 400 Teilnehmern eine relativ große Anzahl von Projekt-Praktikern registriert. Das verdeutlicht, dass projektorientiertes Arbeiten weit verbreitet ist und im globalen Kompetenz-Wettbewerb für Unternehmen immer wichtiger wird. Was sind Ihrer Meinung nach die Faktoren, die das Gelingen eines Projekts wesentlich prägen? Was macht ein gutes Projektmanagement aus?
Prof. Dr. Ayelt Komus:
Vielleicht lässt es sich so sagen: Gutes Projektmanagement ist vollständig, ganzheitlich, angemessen und authentisch.
Vollständig
heißt, dass es eben nicht reicht, ein schickes Gantt-Diagramm zu plotten und schon haben wir Projektmanagement. Auch beim Projektmanagement gilt, dass das schwächste Glied der Kette die gesamte Leistungsfähigkeit bestimmt. Fehlen wichtige Bausteine mit Projekthandbuch, Change Management, angemessene projektgerechte Projektaufbauorganisation o.ä., so lässt sich das kaum durch gute Leistungen in anderen Bereichen kompensieren.
Hier haben wir mit dem Projektmanagement-Haus einen Ansatz entwickelt, der hilft, die gesamt Breite des Projektmanagements auf einen Blick darzustellen und entsprechend zu vermitteln. Die ersten Feedbacks sind äußerst positiv!

Ganzheitlich bedeutet, dass es eben nicht ausreicht, ein Projekt ingenieursmäßig und lehrbuchgerecht zu konstruieren. Die weichen Faktoren spielen eine entscheidende Rolle bei der Wahrnehmung des Projekterfolgs. Der Blick links und rechts des Weges ist unbedingt notwendig. Kommunikation, Organizational Change Management, Projektmarketing, Schulungen etc. sind oftmals entscheidender als manche ‚harten‘ Ergebnisse.

Angemessen zielt darauf ab, Projektmanagement wirtschaftlich, flexibel und agil zu gestalten. Auch wenn ich eben sagte, Vollständigkeit ist im Projektmanagement wichtig, so muss die Ausprägung in Dimension und Ansatz unbedingt zu Projektgröße und Projektherausforderung passen.

Authentizität schließlich wird in Zeiten zunehmender Digitalisierung, Internationalisierung und Virtualisierung immer wichtiger. Passt das Projekt, das Projektmanagement und nicht zuletzt der Führungsstil zu mir als Projektleiter, zur Organisation, zur Projektaufgabe? Gerade wenn die immer weniger von Angesicht zu Angesicht und immer mehr elektronisch kommuniziert wird, spielt die Beachtung und glaubwürdige digitale Umsetzung der Persönlichkeit eine immer wichtigere Rolle!

Herr Prof. Dr. Komus, wir danken Ihnen für dieses interessante Gespräch.